Conditions générales de vente

01 — Objet et champ d'application

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après "CGV") régissent les relations contractuelles entre :

• PHIRA, entreprise individuelle de Samuel Chirat (micro-entreprise), dont le siège est situé 12 avenue de la Mandallaz, 74000 Annecy, immatriculée au Registre national des entreprises (RNE) sous le numéro SIREN 108 157 314 (SIRET 108 157 314 00015), représentée par Samuel Chirat (ci-après "le Prestataire") ;
• et toute personne morale souscrivant au service PHIRA (ci-après "le Client").

Les présentes CGV sont applicables à toute prestation fournie par le Prestataire au Client. Elles s'appliquent à l'exclusion de toutes autres conditions, notamment celles applicables pour les ventes en magasin ou les ventes via d'autres canaux de distribution et de commercialisation. Le service PHIRA est exclusivement destiné aux professionnels (B2B) ; il n'est pas commercialisé auprès des consommateurs.

02 — Acceptation des CGV

Les présentes CGV sont remises au Client avant la signature du contrat de prestation, qui y renvoie ; sa signature emporte leur acceptation pour tout ce que le contrat ne règle pas.

Le Prestataire peut modifier les présentes CGV. Les CGV applicables sont celles en vigueur à la date de signature du contrat.

03 — Définitions

• Service PHIRA : l'ensemble des prestations d'automatisation commerciale fournies par le Prestataire (offre NEXUS), comprenant le setup, l'hébergement, la maintenance et le support des modules retenus au contrat, parmi ceux décrits à l'article 04.
• Setup : la phase initiale de mise en service, comprenant la configuration des outils du Client, le déploiement des workflows et la formation des équipes.
• Abonnement : la fourniture continue du service à compter de la mise en production, contre versement d'une redevance mensuelle.
• Stack Client : les outils utilisés par le Client (CRM, messagerie, canal interne) sur lesquels PHIRA est déployé.
• GUARDIAN : le composant logiciel développé par le Prestataire pour encadrer les appels aux modèles de langage — plafonnement des coûts, journalisation, supervision et filtrage des données personnelles. Le périmètre exact des fonctions activées à un instant donné est décrit dans la convention de sous-traitance (DPA).
• DPA : Data Processing Agreement (Convention de sous-traitance des données personnelles), qui forme l'annexe 1 du contrat et est signée avec lui, en application de l'article 28 du RGPD.

04 — Description du service

Le service est composé de modules. Seuls les modules retenus au contrat (annexe 2), dont le Client réunit les prérequis techniques, sont mis en service :

1. Boîte de réception intelligente : classement des e-mails entrants et préparation d'un projet de réponse, envoyé seulement après l'accord d'une personne désignée par le Client.
2. Devis : préparation du devis à partir du catalogue du Client, génération du PDF ; émission et envoi après le clic « Émettre » du Client.
3. Relances de devis : relances envoyées automatiquement aux jours ouvrés, selon la cadence choisie par le Client, jusqu'à ce que l'affaire soit marquée gagnée ou perdue dans son CRM ; une réponse du destinataire ne les arrête pas d'elle-même.
4. Pro-forma : préparation à partir de l'affaire du CRM, émission après validation.
5. Rapport hebdomadaire : rapport d'activité envoyé chaque lundi au dirigeant.
6. Assistant : réponses aux questions sur le CRM et propositions d'actions, exécutées après accord.
7. Qualification des demandes, factures, avoirs et relances de factures : disponibles lorsque le Client dispose des outils requis (formulaire Tally, abonnement Pennylane ouvrant l'accès à son interface de programmation), après une recette sur ces outils.

Le détail des modules et de leurs prérequis est repris au contrat remis au Client.

05 — Commande et conclusion du contrat

Toute commande fait l'objet d'un contrat de prestation écrit, précisant notamment les modules retenus et leurs prérequis (annexe 2), le prix de la mise en place et de l'abonnement, et les accès à remettre par le Client.

Le contrat est réputé conclu à la date de sa signature par le Client. La convention de sous-traitance des données (DPA) en forme l'annexe 1 et est signée en même temps.

Hiérarchie des documents : en cas de contradiction, le contrat signé et ses annexes prévalent sur les présentes CGV ; pour la protection des données personnelles, la convention de sous-traitance prévaut sur tout autre document.

06 — Prix et conditions tarifaires

Les prix sont exprimés en euros et hors taxes. Tant que le Prestataire bénéficie de la franchise en base de TVA, la TVA n'est pas applicable (article 293 B du CGI) ; à compter de la date à laquelle il en sort, la TVA au taux légal s'ajoute aux prix, sans autre formalité qu'une information écrite du Client.

Les prix suivants s'appliquent à l'offre NEXUS, quels que soient les modules retenus à l'annexe 2 du contrat :

• 7 000 € HT de mise en place, facturé une seule fois
• 850 € HT par mois d'abonnement, à compter de la mise en service
• Offre partenaire de lancement : mise en place à 3 500 € HT, dans les conditions de l'article 14 du contrat (étude de cas et témoignage)

Les prix sont susceptibles de révision annuelle, avec un préavis de trois (3) mois communiqué par email au Client. La révision ne peut excéder l'évolution annuelle de l'indice SYNTEC.

Le prix de l'abonnement est ferme et définitif pendant les douze (12) premiers mois suivant la mise en production.

07 — Modalités de paiement

Setup

Le setup est facturé en deux échéances :

• 50 % à la signature du contrat
• 50% à la mise en production (facture émise à J+1 de la mise en service)

Abonnement

L'abonnement mensuel est facturé mensuellement d'avance, à compter de la mise en service. Tout mois commencé est dû.

Délais de paiement

Les factures sont payables à réception, par virement bancaire à l'IBAN figurant sur la facture, sauf délai différent prévu au contrat.

Pénalités de retard

Conformément à l'article L.441-10 du Code de commerce :

• Tout retard de paiement entraîne de plein droit l'application de pénalités de retard au taux de trois fois le taux d'intérêt légal
• Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est due de plein droit, sans formalité ni mise en demeure préalable
• Une indemnité complémentaire peut être réclamée sur justificatifs si les frais de recouvrement effectivement engagés excèdent ce montant

En cas de non-paiement persistant après mise en demeure restée infructueuse pendant 15 jours, le Prestataire se réserve le droit de suspendre l'accès au service sans préavis supplémentaire, et de résilier le contrat dans les conditions prévues à l'article 15.

08 — Délais d'exécution

Le Prestataire s'engage à mettre en production le service dans un délai maximum de quatre (4) semaines.

Ce délai court à compter du jour où le Client a remis l'ensemble des accès listés à l'annexe 2 du contrat, et non de la signature. Pour un module dont le prérequis n'est pas réuni, il court à compter de la remise de ce prérequis.

Tout retard imputable au Client (accès non fournis, absence de réponse aux sollicitations) suspend le délai de mise en production sans que le Prestataire ne puisse en être tenu responsable.

09 — Obligations des parties

Obligations du Prestataire

• Exécuter la prestation conformément aux règles de l'art et au contrat signé
• Maintenir le service opérationnel selon les engagements de service précisés au contrat
• Assurer la confidentialité des données du Client
• Respecter le RGPD et signer un DPA avec le Client
• Notifier le Client de toute violation de données personnelles dans les conditions de la convention de sous-traitance

Obligations du Client

• Régler les factures aux échéances convenues
• Fournir au Prestataire les accès et informations nécessaires à l'exécution
• Disposer du droit d'utiliser les outils de sa Stack et de transmettre les données traitées
• Désigner un interlocuteur unique pour le suivi du projet
• Informer ses propres contacts (prospects et clients) du traitement de leurs données conformément au RGPD
• Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité du service

10 — Confidentialité

Chaque partie s'engage à conserver strictement confidentielles l'ensemble des informations, documents et données de toute nature, écrites ou orales, qui lui seront communiquées par l'autre partie au cours de l'exécution du contrat.

Cet engagement de confidentialité reste applicable pendant toute la durée du contrat et pendant trois (3) ans après sa cessation, pour quelque cause que ce soit.

Ne sont pas considérées comme confidentielles les informations qui sont, ou deviennent publiquement disponibles autrement que par la faute de la partie réceptrice, ou qui étaient déjà légitimement connues de cette partie avant leur communication.

11 — Propriété intellectuelle

Propriété de PHIRA

Le Prestataire conserve l'entière propriété intellectuelle des composants techniques de PHIRA, notamment :

• Le code source des workflows n8n et de GUARDIAN
• Les prompts et templates de génération de contenu
• L'architecture technique et la documentation
• La marque PHIRA, le logo et l'identité visuelle

Le Client bénéficie d'un droit d'usage personnel, non-exclusif, non-transférable de ces composants pendant la durée du contrat. Aucun transfert de propriété n'est consenti.

Propriété du Client

Le Client conserve l'entière propriété de ses données, contacts, templates emails personnalisés et de tout contenu fourni au Prestataire. À la résiliation, le Client conserve l'accès complet à ses données stockées dans les outils de sa Stack.

12 — Données personnelles

Dans le cadre du service, le Prestataire agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Les obligations correspondantes sont précisées dans un Data Processing Agreement (DPA) annexé au présent contrat et signé séparément.

Le Prestataire s'engage notamment à ne traiter les données que sur instruction documentée du Client, à en garantir la confidentialité, à mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites dans la convention, à n'avoir recours qu'aux sous-traitants ultérieurs qui y sont listés (avec leurs lieux de traitement et les garanties encadrant les transferts hors de l'Union européenne), à assister le Client dans l'exercice des droits des personnes, à lui notifier toute violation de données, et à restituer puis supprimer les données à la fin du contrat.

Le texte intégral de la convention est publié sur la page Convention de sous-traitance.

13 — Responsabilité et garanties

Obligation de moyens

Le Prestataire est soumis à une obligation de moyens. Il s'engage à mettre tous les moyens nécessaires en œuvre pour fournir le service conformément aux règles de l'art, mais ne garantit pas de résultat commercial spécifique au Client (volume de leads, taux de conversion, montant de chiffre d'affaires).

Chiffres et estimations

Les estimations éventuellement communiquées dans les supports commerciaux (volumes traités, charge de suivi, coûts) sont indicatives et reposent sur les hypothèses fournies par le Client. Elles ne constituent pas un engagement contractuel sur les résultats du Client.

Limitation de responsabilité

La responsabilité totale du Prestataire, toutes causes confondues, est expressément limitée au montant total des sommes effectivement perçues du Client au titre des douze (12) mois précédant le fait générateur de responsabilité.

Le Prestataire ne pourra en aucun cas être tenu responsable :

• Des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, perte d'image, perte de clientèle)
• Des dommages résultant d'une utilisation non conforme du service
• Des dommages causés par un défaut imputable aux outils de la Stack Client
• Des dommages causés par un cas de force majeure

Rien dans le présent article n'exclut la responsabilité en cas de faute lourde ou dolosive, ni ne limite les droits des personnes concernées au titre du RGPD.

Garantie de démarrage

Les trente premiers jours d'abonnement sont remboursés sur demande écrite formulée dans ce délai ; la mise en place reste acquise.

Garantie sur les livrables

Pendant les 30 jours suivant la mise en production ("hyper-care"), le Prestataire corrige sans frais supplémentaires tout défaut imputable à l'installation du service.

14 — Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable de l'inexécution de ses obligations résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

Sont notamment considérés comme cas de force majeure : catastrophes naturelles, pandémie, conflit armé, attaque informatique majeure affectant un fournisseur d'infrastructure critique (hébergeur, fournisseur LLM), grève générale, décision administrative ou judiciaire empêchant l'exécution.

Une attaque informatique visant un sous-traitant ultérieur du Prestataire ne constitue pas, à elle seule, un cas de force majeure au regard des obligations de sécurité et de notification prévues par la convention de sous-traitance.

La partie invoquant un cas de force majeure en informe l'autre partie sans délai. Si la situation persiste plus de soixante (60) jours, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité.

15 — Durée et résiliation

Durée du contrat

Le contrat est conclu pour une période initiale (engagement initial de six (6) mois) à compter de la mise en service, puis reconduit tacitement par périodes d'un (1) mois.

Résiliation par le Client

Le Client peut résilier le contrat par email adressé à samuelchirat@phira.fr, avec un préavis d'un (1) mois, à l'issue de l'engagement initial de six (6) mois. Aucune indemnité de résiliation n'est due si le préavis est respecté.

Par exception, le Client peut résilier avant ce terme, sans indemnité et avec le même préavis, si le Prestataire manque à ses obligations essentielles — notamment une indisponibilité du service supérieure à trente (30) jours cumulés sur la période, non imputable au Client.

Résiliation par le Prestataire

À l'issue de l'engagement initial, le Prestataire peut résilier le contrat par écrit avec un préavis d'un (1) mois par année d'ancienneté de la relation, sans pouvoir être inférieur à un (1) mois ni supérieur à six (6) mois.

Le Prestataire peut aussi résilier le contrat pour faute du Client (notamment non-paiement persistant après mise en demeure, utilisation non conforme), de plein droit, par lettre recommandée avec accusé de réception, après un préavis de quinze (15) jours laissé infructueux.

Effets de la résiliation

À la date d'effet de la résiliation :

• Les workflows PHIRA sont désactivés, les templates emails archivés
• Le Client conserve l'intégralité de l'accès à sa Stack (CRM, messagerie, etc.) et à ses données
• Les données détenues par le Prestataire pour le compte du Client sont restituées sur demande puis supprimées, dans les conditions de la convention de sous-traitance
• Les sommes échues restent dues ; tout mois commencé est dû

16 — Droit applicable et juridiction

Les présentes CGV et le contrat sont soumis au droit français.

En cas de différend entre les parties relatif à la formation, à l'exécution ou à la résolution du contrat, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable préalablement à toute action contentieuse.

La partie qui invoque un différend le notifie à l'autre par écrit ; les parties disposent alors de trente (30) jours pour rechercher une solution amiable, le cas échéant avec un médiateur choisi d'un commun accord. À défaut d'accord, le litige est porté devant la juridiction compétente selon les règles de droit commun.